Tracciamento digitale dei rifiuti, Assosoftware: al via il nuovo formulario digitale

Il 13 febbraio 2026 segna un’altra tappa decisiva nell’attuazione del RENTRI, la nuova banca dati nazionale per la tracciabilità dei rifiuti, con l’avvio dell’XFIR, il formulario digitale che accompagna il trasporto dei rifiuti lungo l’intera filiera. Il percorso del RENTRI era iniziato un anno prima, il 13 febbraio 2025, con la trasmissione dei dati del registro di carico e scarico.

Non si tratta di una semplice manutenzione del sistema né dell’introduzione di un adempimento marginale, ma di una trasformazione profonda di un settore che fino a poco tempo fa faceva ancora largo uso di documenti cartacei, vidimazioni a secco e stampanti a impatto. La portata del cambiamento, che coinvolge centinaia di migliaia di imprese, è paragonabile, per impatto e innovazione, a quella della fatturazione elettronica: una volta a regime, il sistema porterà il settore dei rifiuti tra i più avanzati dal punto di vista digitale in Italia.

L’XFIR, equivalente della bolla di accompagnamento delle merci, è infatti un documento nativamente digitale, compilato e firmato elettronicamente dai diversi soggetti coinvolti, ciascuno per la parte di competenza, lungo il percorso che va dalla produzione del rifiuto al trasporto, fino allo smaltimento finale. Si tratta di un processo integralmente digitalizzato che, per complessità organizzativa e tecnologica, non trova paragoni in altre filiere, né in Italia né all’estero.

Questa evoluzione risponde anche a precise direttive europee volte a migliorare la gestione dei rifiuti e a contrastare abusivismi e frodi. Un tentativo analogo era stato avviato nel 2009 con il SISTRI, naufragato però per l’inadeguatezza degli strumenti ministeriali e per il mancato coinvolgimento della filiera, in particolare dei produttori di software.

Il nuovo RENTRI, al contrario, presenta le premesse per diventare una best practice a livello nazionale ed europeo: è stato progettato con il contributo delle associazioni di categoria e ha come elemento centrale l’interoperabilità con i software gestionali già in uso nelle imprese.

Come accade in ogni grande innovazione, restano tuttavia margini di miglioramento. Le correzioni arrivano spesso in corsa, la piena conoscenza del sistema da parte degli utenti richiede tempo e, soprattutto nella fase iniziale, è necessaria grande attenzione da parte degli enti di controllo, per evitare che vengano sanzionati anche gli operatori più virtuosi che stanno cercando di adeguarsi nonostante le difficoltà.

Tra queste, va ricordato che il nuovo sistema prevede che il trasportatore modifichi e firmi digitalmente l’XFIR in mobilità, tramite un’applicazione sullo smartphone. Si tratta di un’operazione fortemente innovativa, che richiede formazione adeguata e diffusa - si pensi ad aziende con centinaia di autotrasportatori - e che può essere soggetta a imprevisti: assenza di connettività, dispositivi scarichi o malfunzionanti, il tutto mentre si effettuano trasporti di rifiuti, talvolta pericolosi. A tal proposito, inoltre, è stata appena pubblicata una procedura di emergenza da adottare in caso di indisponibilità dei supporti tecnologici che richiede tuttavia tempi e formazione per essere adottata. Alcuni operatori hanno già stimato che eventuali blocchi o rallentamenti potrebbero generare danni economici dell’ordine di milioni di euro al giorno.

Un ruolo cruciale è svolto anche dalle software house, attori spesso invisibili ma indispensabili, che integrano i gestionali aziendali con i servizi del RENTRI. Sono loro il principale punto di riferimento delle imprese in caso di problemi tecnici - anche quando non dipendono direttamente dal software fornito - e spesso contribuiscono in modo decisivo alle attività di formazione e assistenza in questa fase di avvio.

Nonostante questa funzione strategica, le software house sono frequentemente coinvolte solo a valle delle decisioni, dando per scontato che riescano ad adeguarsi in tempi strettissimi. Le modifiche al software ministeriale sono tuttora in corso, con l’ultima datata il 22 gennaio 2026, a meno di venti giorni dall’entrata in vigore del nuovo obbligo. Vale la pena ricordare che una recente legge dello Stato (art. 46 del DDL 1184) stabilisce che, nella definizione delle tempistiche degli adempimenti amministrativi, debbano essere considerati i tempi necessari per analisi, sviluppo e test delle soluzioni informatiche, garantendo la disponibilità anticipata di specifiche tecniche e ambienti di prova. È evidente che, in questo caso, il requisito del “congruo anticipo” non potrà essere rispettato, con tutte le conseguenze che ciò comporta in termini di sicurezza operativa e formazione.

"Da qui l’auspicio che il legislatore, consapevole dei rischi e delle difficoltà per le imprese, possa prevedere almeno una moratoria sulle sanzioni, consentendo un periodo di avviamento graduale senza l’immediata pressione di controlli stringenti su aspetti formali e tecnologici.

Ciò che va assolutamente evitato è una reazione di rigetto da parte delle aziende, simile a quella che accompagnò l’esperienza del SISTRI. Ripetere quel copione significherebbe compromettere un’innovazione necessaria, con il rischio di disperdere un patrimonio di progresso reale insieme alle sue inevitabili criticità iniziali".Così, in una nota, Assosoftware.